纸质文件在管理的时候容易破损，查找时需要根据文件名、文件类型、归档时间等信息在文件柜中一份分地查阅，而且纸质资料在查询时步骤繁多，费时费力，大大降低了工作效率。所以比较推荐智能文档管理工具，比如可以借助云脉纸质文档管理系统，不仅可自动快速实现纸质文档电子化，而且在应对大量文档时，独有的文件夹列表还可以对文档进行分门别类的有序管理，独有的排序模式，可按照个人习惯进行排序，随心所欲全面掌控文件资源。
1、文本文件类型。
文本文件类型：包括ASCII、MIME、.txt等格式。
（1）ASCII标准使得只含有ASCII字符的文本文件可以在Unix、Macintosh、Microsoft Windows、DOS和其它操作系统之间自由交互。
（2）文本文件在MIME标准中的类型为“text/plain”，此外，它通常还附加编码的信息。在Mac OS X出现前，当Resource fork指定某一个文件的类型为“TEXT”时，Mac OS就认为这个文件是文本文件。
（3）.txt是包含极少格式信息的文字文件的扩展名。.txt格式并没有明确的定义，它通常是指那些能够被系统终端或者简单的文本编辑器接受的格式。
目前的文档管理系统有很多，基本上的功能都差不多，各种模块也是很齐全，如果说最好的，只能说适合的就是最好的。
功能导图如下：基本上能满足以下五大项功能就算不错了。
通达OA支持找回密码，如果你输入的密码错误了，会提示你密码错误，如果确实希望及了可以点击找回密码，前提是要绑定一个互联网邮箱在自己的邮箱中，绑定成功后找回密码是会给你的邮箱发送一个随机密码，使用随机密码进去以后在更改自己需要设置的密码，在互联网上的可以用，如果是纯内网就只能找单位的管理员给你清空密码，或者设置一个新的密码。
宇博文档管理系统主要功能包括分类设置、权限管理、版本管理、搜索、图片缩略展示等方面的应用。（什么是图文档管理系统? ） 有如下特点：
1. 让您公司的资料使用更安全、方便，版本控制更精准。
2. 提高您公司员工效率，减少您公司员工重复工作量。
3. 可以提高您公司员工20%效率的文档管理方案 。
4. 让您不再有丢失文件资料的痛苦的文档管理方案 。
5. 让您公司（团队）高效、紧密、有创意的共同协作地工作的图文档管理方案。
6. 能让您公司的文档资料更好地实现电子化管理，从而提高效率、节约人力成本、推进质量管理理念的落实的文档管理方案。
入口位置
要设置腾讯文档的权限，在登录腾讯文档并进入某个文档后，右上方有个协作和分享，这两个就可以设置权限。
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文档权限
文档链接权限，就是设定哪些人获得了该文档链接可以查看，可以编辑。
一起协作可以添加指定成员权限，权限可以更改不同的类型。
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获得链接权限设定
可以设置为仅我可查看（编辑文档），指定人（查看/编辑文档），所有人可查看，所有人可编辑。
仅我可查看就是只有自己才能查看和编辑这个文档。
指定人就是指定哪些好友可以查看和编辑。
所有人可查看就是获得了这个链接的人都可以查看，这个权限适合发送到群里。
所有人可编辑，就是获得了链接的人都可以进行编辑，这个适合统计的时候，需要大家填写。
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一起协作权限设定
一起协作这里点击邀请他人一起协作，可以添加最近协作好友进来，也可以天极爱QQ/tim好友，还可以添加微信好友，或者添加文档群组进来。
添加进来的之后他们默认权限是可编辑的。
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编辑权限设定
添加了一起协作的人，如果想要单独设定某些人的权限，就点击右边，点开之后可以看到有三个选项，可查看，可编辑和删除，可查看就是只能看不能编辑，可编辑就是可查看也可以修改，删除就是将这个人删除掉，不能查看这个文档
1、系统设置
对本软件一些基本信息的设置，包括有：会员等级设置、衣柜设置、员工设置、备份恢复数据库、操作员设置、其它设置。
2、商品设置
主要对商品基本信息、商品进货、商品退货的管理，可以对进货退货销售情况的查询。
3、统计报表
在统计报表中可以查询统计出会员消费情况、营业情况、衣柜出租情况、会籍顾问的业绩、兑换商品的记录和会员来访情况。
4、会员管理
主要是对会员的基本信息、充值情况、事件提醒、会员请假、私教管理。
5、会员消费
该功能可以对会员刷卡登记和会员消费店内商品进行管理。同时也可以管理兑换商品、充值、私教。
6、前台门禁
该模块是单独的一个程序，进行会员刷卡登记，可以根据会员的情况判断出是否放行或请假、到期等提示。
个人理解，文档管理系统应是档案管理系统中的一部分，相对而言，档案管理系统的专业性、功能性、容量性、安全性等更高。档案管理越来越受到企业的重视，但是企业在管理的过程中，经常会碰到以下的问题：存储、管理困难；查找缓慢，效率低下；版本管理混乱；安全缺乏保障；无法有效协作共享；知识管理举步维艰等问题，我们公司前期也是遇到这些问题，后面信息部和采购部通过对比后，最终采用了天翎的知识档案管理系统软件，一举解决了以上的问题，使用还是比较方便实用的。
有利于规范管理行为，提高管理的科学性。
推荐使用三品图文档管理软件，功能实用，实施成功率高，符合广大制造业企业的图纸管理需求，大幅度提高研发管理信息化水平。